第一條 所有院級活動以及比賽所需獎狀由組織部負責打印，并交由老師審核後蓋章

第二條 所有院級活動以及比賽所需獎狀一律默認為賽後頒發，請相關部門在比賽結束後三天内及時與組織部負責人聯系，獎狀需在賽後十天内頒發，請不要拖延

第三條 如果院級比賽所需獎狀需在比賽時頒發，請相關部門提前3—5天與組織部負責人聯系，由組織部人員将獎狀帶到比賽現場，賽後所有廢棄獎狀由組織部人員帶回辦公室妥善保管

第四條 學生會人員在通知組織部打印獎狀時，請提供準确有效信息：獎狀級别（個人獎狀或班級集體獎狀），活動名稱，活動時間，獎狀數目，授獎人員名單（賽時頒發獎狀不需名單），獎狀等級以及具體數目（如一等獎，二等獎）

第五條 院級活動和比賽結束後，相關部門須将證明材料放在辦公室，以便組織部部門進行查證

第六條 獎狀打印完畢後，請相關部門派出一人到辦公室領取獎狀，确認獎狀無誤後，填寫“獎狀打印表”

第七條 活動以及比賽相關部門拿到有效獎狀後，需盡快頒發給相關的個人，以防破損遺失

第八條 所有活動以及比賽的廢棄獎狀或空白有效獎狀将由組織部部門統一保管或銷毀，個人不得私自拿取

第九條 因個人過失導緻獎狀的破損或遺失，組織部不予重新打印